Importer des produits articles

OpenFire fournit un modèle pour l’importation de produits, qui peut être ouvert et modifié avec n’importe quel logiciel de feuille de calcul (Microsoft Excel, OpenOffice, Google Sheets, etc.).

Lorsque cette feuille de calcul est complétée correctement, elle peut être rapidement chargée vers votre base de production. Une fois chargés, ces produits sont immédiatement ajoutés, accessibles et modifiables dans le catalogue de produits.

1. Modèle d'importation

Pour récupérer un modèle basic pour importation de produits / articles sous format Excel, suivez les étapes suivantes : 

• Allez dans le module Ventes
• Cliquez dans le menu Produits>Produits
• Cliquez sur Favoris > Importer des enregistrements
• Cliquez sur  Modèle d'importation pour les produits
• Le fichier Excel se télécharge en haut à droite et vous pouvez ouvrir le fichier Excel

2. Présentation du fichier Excel pour import des produits

Lorsque le modèle d’importation sous format Excel a été téléchargé et ouvert, vous devez à présent modifier son contenu. Toutefois, avant d’apporter des changements, gardez ces quelques éléments à l’esprit pendant le processus :

• N’hésitez pas à supprimer des colonnes que vous n’estimez pas nécessaires. Toutefois, il est fortement recommandé, voire obligatoire de conserver et ajouter les colonnes suivantes pour réussir l'import avec les champs obligatoires : 
• • Nom / Name : le libellé du produit
  • Type de produit / Product Type : Produit stockable, Consommable ou Service. Pour connaître la fonction de ces types de produits, vous pouvez cliques sur Créer un article.
    
  • Référence interne / Internal Reference : référence du produit qui doit être unique dans votre base. Si une référence interne du produit de votre fichier d'import se trouve déjà dans votre base produits, l'import sera bloqué sauf si vous importez l'ID de l'article. 
  • Prix de vente / Sales Price : prix de vente HT de l'article
  • Coût / Cost : Coût de l'article HT
  • Marque / Brand (colonne à ajouter) : le nom de la marque doit être noté strictement à l'identique à celui qui est noté dans votre base d'exploitation. Vous pouvez cliquer sur ce lien Gérer les marques pour retrouver l'accès à vos marques et connaître le nom exact de la marque à saisir dans votre tableau Excel.
  • Catégorie de produit (colonne à ajouter) : le nom de la catégorie de produits doit être noté strictement à l'identique à celui qui est noté dans votre base d'exploitation. Vous pouvez cliquer sur ce lien Gérer les catégories de produits pour retrouver l'accès à vos marques et connaître le nom exact de la marque à saisir dans votre tableau Excel.

• Ne modifiez pas les libellés des colonnes qui doivent être importées. Sinon, OpenFire ne les reconnaîtra pas et vous devrez les faire correspondre manuellement sur l’écran d’importation.

• Vous pouvez ajouter de nouvelles colonnes au modèle de feuille de calcul si vous le souhaitez. Cependant, pour qu’ils soient ajoutés, ces champs doivent exister dans OpenFire. Si vous souhaitez connaître le nom du champ à importer, il faut activer le mode développeur et le ? dans la fiche produit vous affiche le nom du champ.

• OpenFire prendra toujours le 1er onglet de votre fichier Excel pour import des produits.

 Pourquoi une colonne "ID"

L’ID est un identifiant réellement unique pour l’élément de la ligne. 

La définition d’un ID n’est pas obligatoire lors de l’importation, mais elle est utile dans ce cas suivant :

• Mise à jour des importations de produits : vous pouvez importer le même fichier à plusieurs reprises sans créer de doublons. Pour cela, il faut exporter les produits du logiciel pour récupérer l'ID et réimporter le fichier Excel.

3. Importer le fichier produits

Après avoir personnalisé la feuille de calcul Excel, retournez à la page d’importation de produit.

Pour importer le fichier Excel, suivez les mêmes étapes que sur le 1 : 

• Allez dans le module Ventes
• Cliquez dans le menu Produits>Produits
• Cliquez sur Favoris > Importer des enregistrements
• Cliquez sur  TELECHARGER LE FICHIER
• Sélectionnez votre fichier Excel préparé et vous le chargez vers OpenFire

Ensuite, OpenFire affiche une page qui présente tous les éléments du modèle de produit nouvellement configuré, classés par Colonne de fichier, Champs Odoo et Commentaires.

Par défaut, OpenFire proposera naturellement les champs Odoo si le nom des champs sont bien remplis dans le fichier d'import.

Pour s’assurer que tout est en ordre et que les colonnes et les champs sont bien alignés, cliquez sur le bouton TEST dans le coin supérieur gauche.

Si tout est correctement aligné et appliqué, une bannière bleue s'affiche en haut de la page, informant l’utilisateur que Tout semble correct.

S’il y a des erreurs, une bannière rouge s'affiche en haut de la page, expliquant où se trouvent les problèmes spécifiques et comment y remédier. Une fois que ces erreurs sont résolues, cliquez à nouveau sur TEST pour vous assurer que tous les problèmes nécessaires ont été résolus.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton IMPORTER.

OpenFire importe alors immédiatement ces produits et affiche la page principale des Produits, avec un message contextuel dans le coin supérieur droit. Ce message contextuel informe l’utilisateur sur le nombre de produits qui ont été importés avec succès.  

À ce stade, tous les produits nouvellement importés sont accessibles et modifiables via la page des Produits.

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