Créer une intervention
Créer une intervention sur l'application mobile
L'application mobile Openfire vous permet de créer et de gérer vos interventions directement depuis votre téléphone ou votre tablette.
Comment créer une intervention?
La création d'une intervention est possible si les droits de votre session le permettent.
Dans ce cas, vous pouvez créer une intervention:
1. A tout moment en cliquant sur le bouton 
2. Depuis la fiche d'un contact, en cliquant sur le bouton 
Le contact est alors automatiquement renseigné.
3. Depuis la vue Planning, il suffit de cliquer sur un créneau horaire puis de sélectionner "Créer".
L'heure de début d'intervention est alors automatiquement renseignée.
4. Depuis une demande d'intervention, en cliquant sur le bouton Planifier
Si vous ne pouvez pas créer d'intervention, c'est que vous n'y avez pas été autorisé par votre administrateur.
Rapprochez-vous de lui afin de modifier vos droits.
Quelles sont les informations à renseigner?
Les informations suivantes sont nécessaires lors de la création de l'intervention. Certains automatismes peuvent être mis en place pour avoir le moins de saisie possible.
- Le statut de l'intervention: brouillon ou confirmé.
Seules les interventions en statut "confirmé" permettent la saisie des informations propres à l'intervention (questionnaire, compte rendu, temps...)
- Le modèle d'intervention
- Les techniciens
- Le client
Si lors de la sélection votre client n'a pas encore été enregistré, vous pouvez directement le créer.
- Le type d'intervention
- La tâche
- La durée
- La date.
La date de fin est définie en fonction de la date de début et de la durée de la tâche.
- Le bon de commande
- L'opportunité
Quand toutes les informations sont saisies, cliquez sur le bouton "Créer" pour ajouter l'intervention.
Celle-ci est alors automatiquement visible sur l'application mobile et également sur l'application web Openfire.
Pour qu'un modèle d'intervention ou une tâche soit disponible sur l'application mobile, il faut en amont la publier depuis votre base web via le bouton dédié.
Devis complémentaire
Réaliser une intervention
Réaliser une intervention
A partir d'un rendez vous, il suffit de cliquer sur le bouton Démarrer l'intervention.
Si une intervention est en statut Brouillon, vous pourrez la visualiser mais vous ne pourrez pas saisir les informations de réalisation.
Saisie des informations
Les sections affichées (Photos, Questionnaire, Facturation,...) sont configurables dans les modèles d'intervention.
1. Equipement
Il est possible de créer un équipement depuis l'application mobile via le bouton Ajouter un équipement :
En cliquant dans le champ produit, la fenêtre de recherche s'ouvre pour vous permettre de sélectionner l'article.
Vous pouvez rechercher l'article (par désignation ou référence interne) directement dans la zone de recherche ou utiliser des filtres de recherche par marque et/ou par catégorie. Seules les marques et catégories paramétrées seront affichées.
Vous pouvez indiquer l'état du produit.
Il vous suffit ensuite de cliquer sur Créer pour indiquer:
- le numéro de série
- le modèle
- le type d'installation
- le type de conduit
- le type d'arrivée d'air
- si l'installation est conforme
- la date de vente
- la date d'installation
- la date de fin de garantie
- le type de garantie
- Les notes éventuelles.
2. Questionnaire
Le questionnaire permet de récolter les informations pour savoir dans quel contexte s'effectue l'intervention.
Les réponses du questionnaire pourront être ajoutées au rapport ou à la fiche d'intervention.
Pour renseigner le questionnaire, il faut cliquer sur le bouton Questionnaire. L'application vous affiche alors les questions auxquelles vous devez répondre.
Il est possible de répondre à des questions de type Formulaire pdf via l'outil de dessin.
Les champs du formulaire PDF sont alors remplissable en sélectionnant l'icone. 
3. Photos
Pour permettre d'avoir des informations visuelles sur ce qui a été fait lors de l'intervention, vous pouvez prendre des photos depuis l'application ou charger des photos depuis la galerie de votre téléphone.
Pour cela, il suffit de cliquer sur Ajouter une photo. 3 choix sont alors disponibles:
1. Caméra: vous permet de prendre une photo.
2. Galerie : vous permet de sélectionner une photo dans la galerie de votre téléphone.
3. Dessin : vous permet de prendre une photo ou d'en sélectionner une dans la galerie, et vous pouvez dessiner sur cette photo.
Dans tous les cas, vous pouvez annoter ou supprimer les photos si besoin.
Une fois les photos et les dessins sauvegardés, ils sont visibles dans l'intervention et sont envoyés à l'application web OpenFire.
A tout moment, activez la commande vocale pour prendre des notes.
4. Devis complémentaire
Si l'option est activée dans les paramètres, la partie devis complémentaire sera affichée.
Il faut cliquer sur Ajouter un devis pour accéder à la création d'un nouveau devis.
Une fois le devis créé, le numéro du devis et le montant sont affichés. On vous indique également si celui ci est à faire signé ou s'il a été signé.
En cliquant sur la zone, vous pouvez le visualiser.
5. Facturation
Vous avez accès aux données de facturation chargées dans le rendez-vous depuis l'application web.
En cliquant sur Facture, vous accédez au détail des lignes à facturer.
Un bouton Ajouter une ligne vous permet d'ajouter un article et de préciser la quantité et une remise éventuelle.
Une fois les éléments saisis, il faut simplement cliquer sur Valider pour ajouter la ligne à la facture.
Lorsque tous les articles ont été ajoutés, il faut cliquer sur Enregistrer
Les articles supplémentaires proposés, par défaut, sont ceux qui ont été définis dans l'onglet du même nom dans le modèle d'intervention attaché au rendez-vous.
Il est possible de rechercher sur toute la base article (par désignation ou référence interne) via la zone de recherche et de filtrer par marque et/ou catégorie.
Il est également possible de supprimer un article de la facture en cliquant sur le bouton 
Après synchronisation, les éléments de la facture seront enregistrés sur le RDV de l'application web.
5. Paiement
Depuis l'application, vous avez la possibilité de créer les paiements.
Pour enregistrer un paiement, il faut cliquer sur Payer l'intervention. Vous pouvez sélectionner le Mode de paiement (chèque, espèces, ...). Le montant n'est pas modifiable.
Il faut ensuite cliquer sur Payer.
Après synchronisation, ce paiement sera enregistré dans la gestion des paiements et en comptabilité sur l'application web.
Tant que le RDV n'est pas sauvegardé ou terminé, vous pouvez annuler le paiement à tout moment.
L'intervenant doit avoir les droits de générer un paiement. (Application Comptabilité et finance au minimum Facturation).
Le modèle d'intervention doit avoir l'option paiement mobile activée et être publié sur Mobile.
6. Livraison
Il est possible d'éditer le bon de livraison via l'application Mobile.
Cela permet de renseigner si des éléments ont été utilisés ou non, ou si des pièces sont à commander en plus de la commande initiale.
En cliquant sur Livraison, vous accédez à la liste des articles prévus.
Cliquer sur Ajouter une ligne pour saisir la référence et la description de l'article. Le champ origine est automatiquement renseigné et permet de savoir si cet article provient de la commande ou a été ajouté lors de l'intervention.
Après avoir Valider et Enregistrer, le BL est mis à jour sur l'application web.
Il faut alors remplacer l'article divers par le bon article en s'aidant de la description saisie par l'intervenant.
Il faut configurer cette fonctionnalité depuis l'application web.
7. Signatures
Le client et l'intervenant peuvent signer pour valider les éléments de l'intervention.
Au même titre que les photos et les questionnaires, les signatures pourront alors apparaitre sur le rapport d'intervention.
En cliquant sur le bouton signature, deux options seront proposées:
1. Signature avec Prévisualisation : vous permet de prévisualiser le rapport d'intervention,
2. Signature sans Prévisualisation : vous permet de signer sans prévisualiser le rapport d'intervention
Clôturer l'intervention
Pour clôturer une intervention, cliquez sur le bouton Terminer disponible en bas de la fenêtre de détails de l'intervention.
Une pop up vous demandera alors confirmation. Vous pourrez ensuite, selon la configuration de votre base, saisir vos temps d'intervention.
Les informations saisies lors de l'intervention sont envoyées à la base OpenFire et peuvent être ajoutées aux fiches d'intervention ou aux rapports d'intervention.
Demandes d'intervention sur l'application mobile
Les demandes d'interventions sur l'application mobile
L'application mobile Openfire vous permet de créer et de gérer vos interventions directement depuis votre téléphone ou votre tablette. Nous traitons dans cet article des demandes d'intervention
Les différentes méthodes de création d'une intervention sont indiquées dans l'article Créer une intervention
Comment accéder aux demandes d'interventions depuis l'application mobile ?
En fonction des droits de l'utilisateur connecté, il est possible de voir les demandes d'intervention sur la vue Planifier. 
Par défaut, seules celles affectées au technicien connecté sont affichées.
En cliquant sur Voir plus, vous pouvez visualiser la description notée sur la DI.
Comment créer le rendez vous pour une demande d'intervention?
Il est possible de créer l'intervention en cliquant sur le bouton Planifier disponible sur chaque DI.
Il suffit ensuite de renseigner les informations demandées.
Comment filtrer les demandes d'interventions affichées ?
Différents filtres sont à votre disposition pour gérer vos DI depuis l'application.
Parmi eux, on retrouve notamment :
- Le statut : A planifier, Partiellement planifiée, En retard de planification.
- La période: Semaine prochaine, semaine en cours, mois en cours
- L'Affectation: par défaut ce filtre est positionné sur Les miennes qui permet de visualiser les DI affectées au technicien connecté. Les autres choix disponibles sont Non affectées ou Toutes.
- La Durée
- Les Tâches
- La distance
Les contacts depuis l'application mobile
La gestion des contacts depuis l'application mobile
Pour vous permettre de gérer vos interventions, l'ensemble de vos contacts est accessible depuis l'application mobile.
Les contacts sont accessibles depuis la vue dédiée Contacts et également lors de la création d'une intervention.
La vue Contacts
Par défaut, seuls les contacts présents dans les interventions de l'application mobile sont affichés.
Les informations affichées sont le nom, prénom, l'adresse.
En cliquant sur le bouton 
les numéros de téléphone du contact sont affichés. Si vous cliquez sur un des numéros, vous allez pouvoir lancer un appel vers celui ci.
Pour lancer la recherche d'un contact, il suffit de commencer à saisir son nom, son téléphone ou son mail dans la zone de recherche.
L'application vous affiche alors tous les contacts trouvés en fonction de votre saisie.
Comment créer un contact ?
Vous pouvez créer un contact :
- Depuis le bouton 
et en sélectionnant Nouveau Contact
ou
- Depuis la création d'une intervention, sur la fenêtre de recherche de contact, un bouton Créer est disponible en haut à droite.
Vous pouvez alors indiquer :
- si le contact est un Particulier ou une société
- son nom
- si besoin, le nom du contact parent
- la civilité
- son mail
- les numéros de téléphone en cliquant sur le bouton Ajouter un numéro.
- l'adresse d'intervention. Comme dans l'application web, l'auto-complétion Code postal - Ville est disponible dans l'application mobile. Entrer un code postal ou une ville déclenche la recherche dans le référentiel des communes.
- des notes internes
- l'origine qui permet de savoir par quel biais le contact a été pris (appel spontané, mail, etc..)
Lorsque toutes les informations sont saisies, vous pouvez Créer un RDV, ce qui créera également le contact, ou Sauvegarder pour enregistrer votre nouveau contact.
Comment modifier un contact ?
Vous pouvez modifier un contact :
- depuis un rendez vous d'intervention en cliquant sur le lien Modifier disponible dans les zones Client et adresse.
- depuis la liste des Contacts, en cliquant sur le contact souhaité.