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- Créer une intervention sur l'application mobile
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- Devis complémentaire
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- Réaliser une intervention
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- Les demandes d'interventions sur l'application mobile
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- La gestion des contacts depuis l'application mobile
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- Terminer une intervention
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- Les interventions sur l'application mobile
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- Notifications
- Créer une intervention
- Créer une intervention sur l'application mobile
- Devis complémentaire
- Devis complémentaire
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- Les contacts depuis l'application mobile
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- Les interventions sur l'application mobile
- Notifications
- Notifications
Créer une intervention
Créer une intervention sur l'application mobile
L'application mobile Openfire vous permet de créer et de gérer vos interventions directement depuis votre téléphone ou votre tablette.
Comment créer une intervention?
La création d'une intervention est possible si les droits de votre session le permettent.
Dans ce cas, vous pouvez créer une intervention:
1. A tout moment en cliquant sur le bouton
2. Depuis la fiche d'un contact, en cliquant sur le bouton
Le contact est alors automatiquement renseigné.
3. Depuis la vue Planning, il suffit de cliquer sur un créneau horaire puis de sélectionner "Créer".
L'heure de début d'intervention est alors automatiquement renseignée.
4. Depuis une demande d'intervention, en cliquant sur le bouton Planifier
Si vous ne pouvez pas créer d'intervention, c'est que vous n'y avez pas été autorisé par votre administrateur.
Rapprochez-vous de lui afin de modifier vos droits.
Quelles sont les informations à renseigner?
Les informations suivantes sont nécessaires lors de la création de l'intervention. Certains automatismes peuvent être mis en place pour avoir le moins de saisie possible.
- Le statut de l'intervention: brouillon ou confirmé.
Seules les interventions en statut "confirmé" permettent la saisie des informations propres à l'intervention (questionnaire, compte rendu, temps...)
- Le modèle d'intervention
- Les techniciens
- Le client
Si lors de la sélection votre client n'a pas encore été enregistré, vous pouvez directement le créer.
- Le type d'intervention
- La tâche
- La durée
- La date.
La date de fin est définie en fonction de la date de début et de la durée de la tâche.
- Le bon de commande
- L'opportunité
Quand toutes les informations sont saisies, cliquez sur le bouton "Créer" pour ajouter l'intervention.
Celle-ci est alors automatiquement visible sur l'application mobile et également sur l'application web Openfire.
Pour qu'un modèle d'intervention ou une tâche soit disponible sur l'application mobile, il faut en amont la publier depuis votre base web via le bouton dédié.
Devis complémentaire
Devis complémentaire
Depuis l'application mobile, vous avez la possibilité de créer un devis complémentaire depuis une intervention.
Au préalable, il faut que l'option soit activée dans les paramètres mobile de l'application web.
Pour accéder à l'écran de création, il suffit de cliquer sur Ajouter un devis.
Modèle de devis
En premier lieu, il faut sélectionner un modèle de devis en cliquant sur Changer de modèle de devis.
Les modèles disponibles dans l'application sont affichés, il vous suffit alors de cliquer sur le modèle de votre choix pour charger les éléments.
Lignes de commande
Il faut cliquer sur Ajouter une ligne.
Vous pouvez alors :
1. Sélectionner la position fiscale
2. le produit.
En cliquant dans la zone, la vue de recherche est affichée. Il faut cliquer dans la zone de recherche et commencer à saisir la désignation ou la référence interne.
3. la quantité
Cliquer enfin sur Enregistrer pour ajouter la ligne au devis.
Notes
Elles apparaitront dans les Notes de suivi de l'onglet Notes sur le devis dans l'application web
Signature
Le devis apparaît comme Devis à signer.
Vous pouvez le transformer en bon de commande depuis l'application mobile.
Pour cela :
1. Cliquer sur Signer.
2. On vous affiche le montant du devis et un aperçu du devis.
3. Cliquer sur Accepter et signer pour accéder à la fenêtre de confirmation de commande,
Trois méthodes de signature vous sont proposées :
Automatique : Nom et prénom du client
Dessiner : possibilité de faire signer sur l'écran du téléphone
Charger :
permet de sélectionner une photo de la galerie
prendre une photo
sélectionner un fichier sur le portable
4. Cliquer sur Accepter et signer pour valider le devis.
Réaliser une intervention
Réaliser une intervention
A partir d'un rendez vous, il suffit de cliquer sur le bouton Démarrer l'intervention.
Si une intervention est en statut Brouillon, vous pourrez la visualiser mais vous ne pourrez pas saisir les informations de réalisation.
Saisie des informations
Les sections affichées (Photos, Questionnaire, Facturation,...) sont configurables dans les modèles d'intervention.
1. Equipement
Il est possible de créer un équipement depuis l'application mobile via le bouton Ajouter un équipement :
En cliquant dans le champ produit, la fenêtre de recherche s'ouvre pour vous permettre de sélectionner l'article.
Vous pouvez rechercher l'article (par désignation ou référence interne) directement dans la zone de recherche ou utiliser des filtres de recherche par marque et/ou par catégorie. Seules les marques et catégories paramétrées seront affichées.
Vous pouvez indiquer l'état du produit.
Il vous suffit ensuite de cliquer sur Créer pour indiquer:
- le numéro de série
- le modèle
- le type d'installation
- le type de conduit
- le type d'arrivée d'air
- si l'installation est conforme
- la date de vente
- la date d'installation
- la date de fin de garantie
- le type de garantie
- Les notes éventuelles.
2. Questionnaire
Le questionnaire permet de récolter les informations pour savoir dans quel contexte s'effectue l'intervention.
Les réponses du questionnaire pourront être ajoutées au rapport ou à la fiche d'intervention.
Pour renseigner le questionnaire, il faut cliquer sur le bouton Questionnaire. L'application vous affiche alors les questions auxquelles vous devez répondre.
Il est possible de répondre à des questions de type Formulaire pdf via l'outil de dessin.
Les champs du formulaire PDF sont alors remplissable en sélectionnant l'icone.
3. Photos
Pour permettre d'avoir des informations visuelles sur ce qui a été fait lors de l'intervention, vous pouvez prendre des photos depuis l'application ou charger des photos depuis la galerie de votre téléphone.
Pour cela, il suffit de cliquer sur Ajouter une photo. 3 choix sont alors disponibles:
1. Caméra: vous permet de prendre une photo.
2. Galerie : vous permet de sélectionner une photo dans la galerie de votre téléphone.
3. Dessin : vous permet de prendre une photo ou d'en sélectionner une dans la galerie, et vous pouvez dessiner sur cette photo.
Dans tous les cas, vous pouvez annoter ou supprimer les photos si besoin.
Une fois les photos et les dessins sauvegardés, ils sont visibles dans l'intervention et sont envoyés à l'application web OpenFire.
A tout moment, activez la commande vocale pour prendre des notes.
4. Devis complémentaire
Si l'option est activée dans les paramètres, la partie devis complémentaire sera affichée.
Il faut cliquer sur Ajouter un devis pour accéder à la création d'un nouveau devis.
Une fois le devis créé, le numéro du devis et le montant sont affichés. On vous indique également si celui ci est à faire signé ou s'il a été signé.
En cliquant sur la zone, vous pouvez le visualiser.
5. Facturation
Vous avez accès aux données de facturation chargées dans le rendez-vous depuis l'application web.
En cliquant sur Facture, vous accédez au détail des lignes à facturer.
Un bouton Ajouter une ligne vous permet d'ajouter un article et de préciser la quantité et une remise éventuelle.
Une fois les éléments saisis, il faut simplement cliquer sur Valider pour ajouter la ligne à la facture.
Lorsque tous les articles ont été ajoutés, il faut cliquer sur Enregistrer
Les articles supplémentaires proposés, par défaut, sont ceux qui ont été définis dans l'onglet du même nom dans le modèle d'intervention attaché au rendez-vous.
Il est possible de rechercher sur toute la base article (par désignation ou référence interne) via la zone de recherche et de filtrer par marque et/ou catégorie.
Il est également possible de supprimer un article de la facture en cliquant sur le bouton
Après synchronisation, les éléments de la facture seront enregistrés sur le RDV de l'application web.
5. Paiement
Depuis l'application, vous avez la possibilité de créer les paiements.
Pour enregistrer un paiement, il faut cliquer sur Payer l'intervention. Vous pouvez sélectionner le Mode de paiement (chèque, espèces, ...). Le montant n'est pas modifiable.
Il faut ensuite cliquer sur Payer.
Après synchronisation, ce paiement sera enregistré dans la gestion des paiements et en comptabilité sur l'application web.
Tant que le RDV n'est pas sauvegardé ou terminé, vous pouvez annuler le paiement à tout moment.
L'intervenant doit avoir les droits de générer un paiement. (Application Comptabilité et finance au minimum Facturation).
Le modèle d'intervention doit avoir l'option paiement mobile activée et être publié sur Mobile.
6. Livraison
Il est possible d'éditer le bon de livraison via l'application Mobile.
Cela permet de renseigner si des éléments ont été utilisés ou non, ou si des pièces sont à commander en plus de la commande initiale.
En cliquant sur Livraison, vous accédez à la liste des articles prévus.
Cliquer sur Ajouter une ligne pour saisir la référence et la description de l'article. Le champ origine est automatiquement renseigné et permet de savoir si cet article provient de la commande ou a été ajouté lors de l'intervention.
Après avoir Valider et Enregistrer, le BL est mis à jour sur l'application web.
Il faut alors remplacer l'article divers par le bon article en s'aidant de la description saisie par l'intervenant.
Il faut configurer cette fonctionnalité depuis l'application web.
7. Signatures
Le client et l'intervenant peuvent signer pour valider les éléments de l'intervention.
Au même titre que les photos et les questionnaires, les signatures pourront alors apparaitre sur le rapport d'intervention.
En cliquant sur le bouton signature, deux options seront proposées:
1. Signature avec Prévisualisation : vous permet de prévisualiser le rapport d'intervention,
2. Signature sans Prévisualisation : vous permet de signer sans prévisualiser le rapport d'intervention
Clôturer l'intervention
Pour clôturer une intervention, cliquez sur le bouton Terminer disponible en bas de la fenêtre de détails de l'intervention.
Une pop up vous demandera alors confirmation. Vous pourrez ensuite, selon la configuration de votre base, saisir vos temps d'intervention.
Les informations saisies lors de l'intervention sont envoyées à la base OpenFire et peuvent être ajoutées aux fiches d'intervention ou aux rapports d'intervention.
Demandes d'intervention sur l'application mobile
Les demandes d'interventions sur l'application mobile
L'application mobile Openfire vous permet de créer et de gérer vos interventions directement depuis votre téléphone ou votre tablette. Nous traitons dans cet article des demandes d'intervention
Les différentes méthodes de création d'une intervention sont indiquées dans l'article Créer une intervention
Comment accéder aux demandes d'interventions depuis l'application mobile ?
En fonction des droits de l'utilisateur connecté, il est possible de voir les demandes d'intervention sur la vue Planifier.
Par défaut, seules celles affectées au technicien connecté sont affichées.
En cliquant sur Voir plus, vous pouvez visualiser la description notée sur la DI.
Comment créer le rendez vous pour une demande d'intervention?
Il est possible de créer l'intervention en cliquant sur le bouton Planifier disponible sur chaque DI.
Il suffit ensuite de renseigner les informations demandées.
Comment filtrer les demandes d'interventions affichées ?
Différents filtres sont à votre disposition pour gérer vos DI depuis l'application.
Parmi eux, on retrouve notamment :
- Le statut : A planifier, Partiellement planifiée, En retard de planification.
- La période: Semaine prochaine, semaine en cours, mois en cours
- L'Affectation: par défaut ce filtre est positionné sur Les miennes qui permet de visualiser les DI affectées au technicien connecté. Les autres choix disponibles sont Non affectées ou Toutes.
- La Durée
- Les Tâches
- La distance
Les contacts depuis l'application mobile
La gestion des contacts depuis l'application mobile
Pour vous permettre de gérer vos interventions, l'ensemble de vos contacts est accessible depuis l'application mobile.
Les contacts sont accessibles depuis la vue dédiée Contacts et également lors de la création d'une intervention.
La vue Contacts
Par défaut, seuls les contacts présents dans les interventions de l'application mobile sont affichés.
Les informations affichées sont le nom, prénom, l'adresse.
En cliquant sur le bouton les numéros de téléphone du contact sont affichés. Si vous cliquez sur un des numéros, vous allez pouvoir lancer un appel vers celui ci.
Pour lancer la recherche d'un contact, il suffit de commencer à saisir son nom, son téléphone ou son mail dans la zone de recherche.
L'application vous affiche alors tous les contacts trouvés en fonction de votre saisie.
Comment créer un contact ?
Vous pouvez créer un contact :
- Depuis le bouton et en sélectionnant Nouveau Contact
ou
- Depuis la création d'une intervention, sur la fenêtre de recherche de contact, un bouton Créer est disponible en haut à droite.
Vous pouvez alors indiquer :
- si le contact est un Particulier ou une société
- son nom
- si besoin, le nom du contact parent
- la civilité
- son mail
- les numéros de téléphone en cliquant sur le bouton Ajouter un numéro.
- l'adresse d'intervention. Comme dans l'application web, l'auto-complétion Code postal - Ville est disponible dans l'application mobile. Entrer un code postal ou une ville déclenche la recherche dans le référentiel des communes.
- des notes internes
- l'origine qui permet de savoir par quel biais le contact a été pris (appel spontané, mail, etc..)
Lorsque toutes les informations sont saisies, vous pouvez Créer un RDV, ce qui créera également le contact, ou Sauvegarder pour enregistrer votre nouveau contact.
Comment modifier un contact ?
Vous pouvez modifier un contact :
- depuis un rendez vous d'intervention en cliquant sur le lien Modifier disponible dans les zones Client et adresse.
- depuis la liste des Contacts, en cliquant sur le contact souhaité.
Terminer une intervention
Terminer une intervention
Pour passer l'intervention en statut Réalisé, il faut cliquer sur le bouton Terminer. Celui-ci est disponible en bas de la fenêtre de détails de l'intervention.
Une fenêtre vous demandera confirmation et sera accompagnée de rappels dans le cas où vous n'auriez pas ajouté de photo ou renseigné de compte rendu.
Vous pourrez ensuite, selon la configuration de votre base, saisir vos temps d'intervention.
Saisie du temps d'intervention
Trois modes de saisie des temps sont disponibles dans la configuration mobile :
- Pas de suivi : dans l'application web, vous pouvez saisir la durée réelle manuellement dans l'onglet Compte rendu du rendez vous.
- Saisie manuelle : depuis l'application mobile, le technicien peut rentrer manuellement la durée.
- Saisie automatique : depuis l'application mobile, il faut cliquer sur Démarrer l'intervention pour activer le suivi du temps. La fin d'intervention sera déclenchée en cliquant sur le bouton Terminer.
Le logiciel calculera automatiquement la durée totale de l'intervention.
Dans ce mode, il est possible de rendre la saisie obligatoire en activant le paramètre Suivi des temps obligatoire depuis la configuration mobile.
Saisie du temps de trajet
Le temps de trajet peut être renseigné manuellement depuis l'application web ou depuis le mobile lorsque le mode de saisie des temps configuré est le mode saisie manuelle.
En cliquant dans la zone, un compteur vous permet de sélectionner la durée.
Compte rendu d'intervention
L'ensemble des informations saisies lors de l'intervention est envoyé à la base OpenFire et peut être ajouté aux fiches ou aux rapports d'intervention (réponses aux questionnaires, photos, signatures, etc...).
Les informations présentes sur ces fiches et rapports sont configurables depuis les modèles d’intervention.
Sur chaque modèle d'intervention, une option nommée Envoi des rapports permet alors de définir si l’envoi du rapport d’intervention au client doit être fait :
- manuellement depuis l'application Web OpenFire,
- manuellement depuis l’application mobile dès que l’intervention est marquée comme terminée,
- ou automatiquement dès que l’intervention est marquée comme terminée.
Cela nécessite la configuration des envois de mails soit opérationnelle.
Statut de l'intervention
Lorsque l'intervention est terminée, son statut change et passe en Réalisé.
Les interventions réalisées apparaissent alors avec un code couleur vert dans la vue jour et la vue planning.
Dans l'application web, un bouton Clôturer sur votre intervention vous permet de bloquer sa modification depuis le mobile, quel que soit son statut.
Pour le rendre de nouveau modifiable, il faut cliquer sur Ré-ouvrir
Modification de l'intervention
Il est possible de modifier le RDV tant que celui-ci n'est pas réalisé ou clôturé et si les droits sont mis au niveau de la configuration > Interventions.
Si le RDV est en statut réalisé, il est possible de le modifier depuis l'application mobile.
Il faut :
- Aller sur le RDV concerné
- Cliquer sur les 3 points en haut à droite
- Cliquer Modifier un RDV.
Vous pouvez alors repasser le RDV en statut Confirmé et retourner sur le RDV pour le modifier.
Les interventions
Les interventions sur l'application mobile
Avant de commencer votre intervention, vous devez disposer des informations nécessaires au bon déroulement de celle-ci.
Ainsi, en cliquant sur l'une des interventions, vous accédez à son détail et pouvez effectuer plusieurs actions.
La tâche à réaliser, le nom du client, la date et les horaires sont indiqués en haut de la fenêtre.
Son statut
- Réalisé
- En cours
- Confirmé
- Brouillon
Si une intervention est en statut Brouillon, vous pourrez la visualiser mais vous ne pourrez pas saisir les informations de réalisation.
Informations du client et de l'équipement
1. Retour : une fois dans l’intervention, vous pouvez revenir à la liste des interventions via cette icône ou en balayant votre écran de gauche à droite.
2. Éditer le rendez vous : vous pouvez effectuer des modifications sur les informations de l'intervention (intervenants, contact, tâche, heure...) en cliquant sur ce bouton
3. Contacter : vous permet de contacter le client par mail ou par téléphone
4. Naviguer : vous permet de lancer l'itinéraire vers le lieu de l'intervention via votre application GPS.
5. Client : vous permet d'accéder à la fiche contact du client pour la modifier
6. Adresse d'intervention : vous permet d'accéder à la fiche contact de l'adresse d'intervention.
7. Equipement : vous permet d'afficher les équipements, leur nombre et leur localisation sur une carte.
8. Technicien(s) : Affiche le ou les techniciens assignés au RDV. Vous pouvez les contacter en cliquant sur le chevron.
9. Historique : vous pouvez accéder à l'historique des interventions réalisées chez ce client.
Vous retrouvez, pour chacune, l'ensemble des données (questionnaire, photos, compte-rendu, …) qui avaient été renseignées.
Par exemple, si une Visite Technique a eu lieu au préalable, vous accéderez à l'ensemble des éléments de celle-ci (réponses aux questionnaires, photos, ...)
10. Démarrer l'intervention : vous permet d'accéder aux détails de la mission à réaliser et de démarrer/terminer l'intervention.
La modification d'un rendez vous est uniquement possible si l'utilisateur est habilité à la faire.
Notifications
Notifications
L'application OpenFire permet d'afficher des alertes pour informer les utilisateurs sur certains événements liés à leurs rendez vous.
Dans quels cas pouvez vous être alerté ?
Les intervenants seront notifiés lorsque sur leur planning de la journée dans les cas suivants :
- un nouveau RDV a été créé,
- un rendez vous a été supprimé
- l'intervenant du rendez vous a été modifié
Comment vérifier les paramètres des alertes ?
Les paramètres de notification sont à vérifier directement sur l'appareil mobile, dans réglages concernant les autorisations de l'application Openfire.