Paramétrer ma société

Avant tout commencement dans l'exploitation du logiciel, il est important de renseigner les informations sur votre société.

Société simple

Pour ajouter ou modifier les informations concernant votre société, suivez les étapes suivantes : 

1. Allez dans le menu Paramètres 
2. Allez dans le menu Paramètres généraux.
3. Dans la section Sociétés, cliquez sur Mettre à jour les informations
4. Modifiez les informations concernant la société. Pour connaître toutes les informations légales à enregistrer sur la société, cliquer sur informations légales société 
5. Choisissez votre mise en page pour vos documents pdf en cliquant sur Configurer la mise en page du document. Pour configurer la mise en page, cliquez sur le lien Configurer la mise en page du document
6. Les enregistrements sont immédiats dès lors que vous ressortez des paramètres.

Multisociétés

Si votre base contient plusieurs sociétés, suivez les étapes suivantes :

1. Allez dans le menu Paramètres
2. Allez dans le menu Paramètres généraux.
   
3. Dans la section Sociétés, cliquez sur Gérer des sociétés.
4. Sélectionnez la société que vous souhaitez modifier
5. Modifiez les informations concernant la société en cliquant sur Mettre à jour les informations. Pour connaître toutes les informations légales à enregistrer sur la société, cliquer sur informations légales société   
6. Choisissez votre mise en page pour vos documents pdf en cliquant sur Configurer la mise en page du document. Pour configurer la mise en page, cliquez sur le lien Configurer la mise en page du document
   
7. Les enregistrements sont immédiats dès lors que vous ressortez des paramètres.

Informations légales société

Ce menu vous permet d'ajouter les détails de votre entreprise tels que le nom, l'adresse, le logo, la forme juridique, le capital social, le RCS, le numéro d'identification fiscale ou numéro de TVA, le SIRET, l'APE, le numéro de téléphone, le site Web, l'adresse e-mail. 

  Note : Vous pouvez également modifier les informations générales de votre société en   allant dans Paramètres > Utilisateurs & Sociétés > Société           

Informations Générales

Dans cet onglet, renseignez les informations suivantes :

• Company Name : nom de la société
• Adresse : Adresse postale
• Logo : le format peut être sous format jpeg ou png
• Forme juridique : SAS, SARL, SA,...
• Capital social : montant de votre capital social
• RCS : Ville où est enregistrée votre société
• Tax ID : Numéro d'identification fiscale ou numéro de TVA
• SIREN : format à 9 chiffres
• NIC : 5 derniers chiffres de votre numéro SIRET
• SIRET : ne rien enregistré car il se mettra automatiquement après enregistrement du SIREN et NIC
• APE : code NAF ou activité
• Mobile et Numéro de téléphone de la société
• Site Web : site web de votre société
• Email : l'adresse e-mail de votre société
• Société mère : si la société que vous avez enregistrée est en fait un établissement rattaché à une société mère (NIC ou code établissement différent de la société mère) , renseignez la société mère (car même comptabilité). 

Assurance & Qualification

En dessous des informations générales de la société, vous avez la possibilité de renseigner les informations suivantes :

1. Assurance décennales : il faut renseigner le Numéro de la police, le nom de l'assurance et l'adresse postale
2. Assurance multirisques : il faut renseigner le Numéro de la police, le nom de l'assurance et l'adresse postale
   
3. Qualification : il faut renseigner le nom de la qualification et votre numéro de contrat (Exemple : Qualibois N°1234X5)
   

Divers

Sur la même page, vous avez aussi la possibilité de renseigner les informations suivantes :

1. ID général : code identifiant en cas de multi-société qui permet de reconnaître la société lors d'une interconnexion avec des logiciels tiers​
2. Accountant ID : code identifiant qui permet de reconnaître la société lors d'une interconnexion avec des logiciels de comptabilité tiers.
   
3. Devise : Par défaut, c'est EUR pour l'euro.

Paramètres avancés

Dans cet onglet, vous avez des fonctionnalités avancés pour les mises en forme de documents pdf. Voici les informations :

1.  Conditions de paiement par défaut pour les factures d'acompte : cette option permet de définir par défaut la condition de règlement de vos factures d'acompte qui sera ainsi différente de la condition de règlement notée dans le devis.
2. Afficher les descriptions des fabricants : cette option vous permet de choisir de récupérer les informations notées dans la description du fabricant de l'article afin de les afficher : 
3. 1.  dans les devis au format pdf
   2.  dans les factures au format pdf
   3.  dans les devis et dans les factures au format pdf
   4.  à aucun des documents : Ne pas afficher.

Ces informations renseignées, vous pourrez ensuite personnaliser la mise en page de vos factures en cliquant sur Configurer la mise en page du document

Configurer la mise en page du document

Ce menu vous permet de personnaliser vos documents en fonction de votre image de votre société.

Accès

Pour personnaliser vos documents, suivez les étapes suivantes : 

1. Allez dans le menu Paramètres 
2. Allez dans le menu Paramètres généraux.
3. Dans la section Sociétés, cliquez sur Configurer la mise en page du document

  Note : Si vous êtes en multi sociétés, sélectionnez la société sur laquelle vous souhaitez effectuer les modifications en sélectionnant en haut à droite le nom de la société choisie.

                                                           

Agencement

Vous avez le choix entre 4 formes de présentation générale de facture : Light, Boxed, Bold ou Striped. En fonction du choix, vous pouvez visualisez sur la droite un aperçu de la facture.

Police

Vous avez plusieurs choix de la police de caractères. 

Logo - Couleurs

Si vous avez renseigné votre logo dans les paramètres de la société, il apparaîtra dans la configuration de l'agencement de votre document. Les couleurs proposées dans l'ensemble du document seront ainsi des couleurs de votre logo afin d'harmoniser votre document avec les mêmes couleurs.

Vous avez la possibilité de modifier les couleurs si celles qui sont proposées par défaut ne vous conviennent pas. A tout moment, si les couleurs que vous avez modifié ne correspond pas, vous avez la possibilité de remettre par défaut les couleurs d'origine en cliquant sur à droite des couleurs.

Agencement de l'arrière-plan

Vous avez la possibilité de mettre un fond de page sur vos documents. Pour personnaliser votre fond de page, vous sélectionnez Personnalisé et vous chargez le fichier en format image que vous souhaitez.

Slogan de la société

Si vous notez un slogan pour votre société,  il sera indiqué en en-tête, en haut à droite de vos document.

Détails de la société

Il s'agit du texte d'en-tête affiché en haut de tous vos documents. Par défaut, il sera noté le nom de votre société et les coordonnées postales.

Pied de page

Il s'agit du texte en pied de page affiché en bas de tous vos documents. Par défaut, certaines informations seront reprises des paramètres de la société. Vous pouvez compléter les informations légales dans le pied de page.

Trucs et astuces : avec l'option / pour les commandes, vous avez la possibilité d'ajouter des                     logos, des tableaux,... dans vos pieds de page.

  Pour cela, vous tapez à partir de votre clavier "/" pour faire apparaître les structures proposées. Si vous souhaitez par exemple insérer 3 logos "Qualité", voici la procédure à suivre :

 - vous saisissez "/" dans le champ Pied de page et une fenêtre apparaît

 - vous sélectionnez 3 colonnes afin dans le pied de page, le tableau à 3 colonnes apparaisse

 - dans la 1ère colonne, vous ressaisissez "/" et vous sélectionnez Image

 - vous téléchargez l'image que vous souhaitez comme Qalibois par exemple

 - vous faites la même opération dans la 2è colonne et la 3è colonne

Format de papier

Le format doit être OF Logos footer European A4 Custom Portrait.