Que sont les rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

 Openfire vous permet de planifier vos interventions chez vos contacts. Ensemble, ils forment votre planning. 
Les rendez-vous d'intervention vous renseignent non seulement sur le lieu de votre intervention, sa date et son motif, mais ils sont également interactifs : vous pouvez les remplir depuis la version web ou mobile Openfire, vous pouvez y lier des documents tels que le bon de livraison ou la commande client, vous pouvez également éditer la facture du rendez-vous d'intervention depuis celui-ci et bien plus encore.

Comment créer un rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

Vous pouvez créer un rendez-vous d'intervention depuis trois points :

• La fiche contact ;
• La commande client ;
• Le module Interventions.
  

Comment créer un rendez-vous d'intervention depuis la fiche contact sur Openfire ?

• Rendez-vous sur la fiche contact (par le module Contact, le module Interventions > Clients > Clients ou autres chemins) ;
• Cliquez sur le bouton "Interventions" dans la partie supérieure de la fiche contact ;
• Cliquez ensuite sur le bouton Nouveau.

Comment créer un rendez-vous d'intervention depuis la commande client sur Openfire ?

• Rendez-vous sur la commande client pour laquelle vous souhaitez créer un rendez-vous d'intervention associé ;
• Cliquez sur le bouton "Interventions" dans la partie supérieure de la commande client ;
• Cliquez ensuite sur le bouton Nouveau.

Comment créer un rendez-vous d'intervention depuis le module Interventions sur Openfire ?

Vous pouvez créer des rendez-vous d'interventions depuis Interventions > Interventions > Interventions.
Vous arrivez alors sur la vue Liste de vos interventions et pouvez en créer une nouvelle en cliquant sur le bouton Nouveau en haut à droite.

Vous pouvez également vous rendre dans le planning d'intervention (Interventions > Interventions > Planning) pour mieux visualiser vos journées et les rendez-vous d'intervention que vous avez déjà programmées.

Depuis la vue planning, en vue Jour :

• Positionnez votre souris sur le créneau que vous souhaitez remplir et cliquez sur le petit + :
  

Depuis la vue planning, en vue Semaine :

• Positionnez votre souris sur le jour sur lequel vous souhaitez programmer votre rendez-vous d'intervention  et cliquez sur le petit + :
  
  

La barre vert clair à droite augmentera au fur et à mesure que la semaine du technicien se remplira. Il s'agit en effet du temps programmé sur la semaine du technicien.
Le nombre affiché sur la partie vert foncé affiche le nombre d'heures programmées sur le temps de travail hebdomadaire.

Un rendez-vous d'intervention peut avoir plusieurs états :

• Brouillon : le rendez-vous d'intervention n'est pas encore confirmé et ne pourra pas être rempli sur l'application mobile ;
• Confirmé : le rendez-vous d'intervention est confirmé et pourra être rempli sur l'application mobile ;
• Terminé : le rendez-vous d'intervention a été réalisé.

Vous pouvez clôturer un rendez-vous d'intervention grâce au bouton Clôturer. Ce statut peut vous aider en plaçant un bandeau rouge en haut à droite qui vous informe que vous n'avez plus rien à faire sur cette intervention.

Que sont les rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

 Openfire vous permet de planifier vos interventions chez vos contacts. Ensemble, ils forment votre planning. 
Les rendez-vous d'intervention vous renseignent non seulement sur le lieu de votre intervention, sa date et son motif, mais ils sont également interactifs : vous pouvez les remplir depuis la version web ou mobile Openfire, vous pouvez y lier des documents tels que le bon de livraison ou la commande client, vous pouvez également éditer la facture du rendez-vous d'intervention depuis celui-ci et bien plus encore.

Comment paramétrer un rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

Comment paramétrer l'en-tête d'un rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

Plusieurs champs peuvent être remplis dans l'en-tête du rendez-vous d'intervention :

• Titre de l'intervention : il s'agit du nom que vous souhaitez donner au rendez-vous d'intervention ;
• Modèle d'intervention : si vous souhaitez utiliser un modèle d'intervention, sélectionnez-le ici ;
• Organisateur : il s'agit du créateur du rendez-vous d'intervention mais vous pouvez utiliser ce champ pour mettre le nom du responsable du planning par exemple
  Attention : l'organisateur n'est pas l'intervenant ! 
• Demande d'intervention : si le rendez-vous d'intervention est en lien avec une demande d'intervention, indiquez laquelle ici ;
• Étiquettes : vous pouvez ajouter des étiquettes relatives à l'intervention en elle-même. Si vous avez sélectionné une demande d'intervention, les étiquettes de celles-ci seront reprises dans ce champ.

Comment paramétrer la partie Où d'un rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

• Client : il s'agit du contact concerné par le rendez-vous d'intervention ;
• Adresse : il s'agit de l'adresse où aura lieu le rendez-vous d'intervention. Ce peut être une autre adresse que celle du Client (dans le cas d'un propriétaire et d'un locataire par exemple) ;
• Étiquettes client : si le contact du champ Client a des étiquettes, elles seront automatiquement reprises ici ;
• Secteur : déterminé par le code postal de l'adresse d'intervention, le secteur sera automatiquement renseigné ici ;
• Durée du trajet : ???

Comment paramétrer la partie Qui d'un rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

• Équipe : si vous souhaitez sélectionner une équipe comme intervenant, sélectionnez-la ici ;
• Techniciens : il s'agit de la liste des intervenants du rendez-vous d'intervention. S'ils ont un profil utilisateur et que le profil employé est correctement configuré, chacun des intervenants renseignés dans ce champ aura accès au rendez-vous d'intervention depuis l'application mobile Openfire ;
• Technicien principal : ???
• Société : société à laquelle appartient le rendez-vous d'intervention.

Comment paramétrer la partie Quoi d'un rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

• Équipements : si votre rendez-vous d'intervention concerne un ou plusieurs équipement(s) déjà enregistré(s), cochez la case et choisissez les équipements concernés ;
• Type : choisissez le type de l'intervention :
• • Entretien - Maintenance : ce type d'intervention est récurrente. Si vous choisissez ce type d'intervention, plus de détails dans la partie Comment paramétrer la partie Quand d'un rendez-vous d'intervention sur Openfire ? ;
  • Installation : ce type d'intervention n'est pas récurrente ;
  • SAV : ce type d'intervention n'est pas récurrente ;
    
  • Visite technique : ce type d'intervention n'est pas récurrente.
• Tâche : choisissez la tâche du rendez-vous d'intervention ;
• Durée : la durée du rendez-vous d'intervention se remplira automatiquement une fois la tâche choisie mais vous pouvez toujours la modifier manuellement selon vos besoins.
  

Comment paramétrer la partie Quand d'un rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

• Début le : indiquez la date et l'heure du début du rendez-vous d'intervention ;
• Se terminant à : la date et l'heure de fin du rendez-vous d'intervention se calculera automatiquement selon la durée saisie plus tôt mais vous pouvez toujours la modifier manuellement selon vos besoins ;
• Toute la journée : cochez la case si le rendez-vous d'intervention durera toute la journée ;
• Forcer les dates : cochez la case si le rendez-vous d'intervention empiète en dehors des horaires de travail d'un ou plusieurs techniciens et que vous souhaitez tout de même y placer le rendez-vous d'intervention ;
• Flexible : ???

Si vous avez choisi le type Entretien - Maintenance pour votre rendez-vous d'intervention, vous aurez la possibilité de cocher une case Récurrent 

En la cochant, vous pourrez choisir la granularité de la récurrence avec le champ Répéter tou(te)s les.
Vous pourrez également choisir les jours de la semaine pour sur lesquels les nouveaux rendez-vous d'intervention pour se positionner. Par exemple, si vous savez que votre Client ne sera pas disponible les mercredis, décochez ce jour de la semaine pour ne pas que les futurs rendez-vous d'intervention soient proposés sur des mercredis.
Vous pourrez également déterminer le nombre de fois où la récurrence devra avoir lieu.

Comment paramétrer les différents onglets d'un rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

Les rendez-vous d'intervention se composent également de six onglets pour gérer différents aspects gravitant autour du rendez-vous d'intervention tels que le questionnaire, la facturation, etc.

Comment paramétrer l'onglet Informations générales d'un rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

Les rendez-vous d'intervention sur Openfire sont constitués de six onglets. L'onglet Informations générales est le premier d'entre eux et regroupe les champs suivants :

• Origine :
• • Commandes : si le rendez-vous d'intervention est en lien avec une commande client, saisissez-la ici. Seules les commandes clients du Client du rendez-vous d'intervention vous sont proposées ;
  • Bons de livraison : si le rendez-vous d'intervention est en lien avec un bon de livraison, saisissez-le ici. Seuls les bons de livraison du Client du rendez-vous d'intervention vous sont proposés. Si vous avez saisi une commande client au champ précédent, le(s) bon(s) de livraison liés à celle-ci sont automatiquement importés ;
  • Documents personnalisés : si vous souhaitez inclure des documents dans les rapports PDF, renseignez-les ici.
• Description :
• • Description interne : cette description est destinée à vos techniciens ;
  • Description : cette description est destinée au Client.
• Divers : 
• • Sections à afficher dans l'intervention : en ajoutant ou en supprimant une section de cette liste, vous pouvez choisir les sections qui seront affichées sur l'application mobile pour ce rendez-vous d'intervention.
    

Comment paramétrer l'onglet Facturation d'un rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

Les rendez-vous d'intervention sur Openfire sont constitués de six onglets. L'onglet Facturation est le deuxième  d'entre eux. Si vous avez saisie une commande client dans le champ Commande, vous pouvez cliquer sur le bouton Importer pour importer les articles de la commande client dans votre rendez-vous d'intervention. 

L'onglet Facturation et regroupe les champs suivants :

• Politique de facturation : vous pouvez choisir de facturer votre rendez-vous d'intervention sur les quantités commandées ou sur les quantités livrées ;
• Position fiscale : vous pouvez choisir la politique fiscale à appliquer à la facturation du rendez-vous d'intervention. Si vous avez cliqué sur le bouton Importer, la position fiscale sera automatiquement reprise de la Commande liée.

Vous pouvez ajouter ou supprimer des articles à facturer dans le tableau en-dessous.

Comment paramétrer l'onglet Paiement d'un rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

Les rendez-vous d'intervention sur Openfire sont constitués de six onglets. L'onglet Paiement est le troisième d'entre eux. 

Vous pouvez, dans cet onglet, être informé des différents montants dus et perçus.

Comment paramétrer l'onglet Photos d'un rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

Les rendez-vous d'intervention sur Openfire sont constitués de six onglets. L'onglet Photos est le quatrième d'entre eux. 

Vous pouvez ici retrouver les photos prises durant l'intervention depuis l'application mobile. Vous pouvez en supprimer ou en rajouter d'autres.

Comment paramétrer l'onglet Compte-rendu d'un rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

Les rendez-vous d'intervention sur Openfire sont constitués de six onglets. L'onglet Compte-rendu est le cinquième d'entre eux. 

Cet onglet n'a pas vocation à être complété avant le rendez-vous d'intervention ; il contient des champs qui seront automatiquement remplis lorsque le technicien mettra fin au rendez-vous d'intervention depuis l'application mobile.

• Description : vous retrouverez ici un compte-rendu du technicien du rendez-vous de l'intervention ;
• Dates et durée :
• • Début réel : heure à laquelle le rendez-vous d'intervention a réellement débuté ;
  • Fin réelle : heure à laquelle le rendez-vous d'intervention a été réellement terminée ;
  • Durée totale : durée totale du rendez-vous d'intervention basée sur le début réel et la fin réelle ;
  • Durée de pause : temps de pause qu'a pris le technicien du rendez-vous d'intervention au cours de celui-ci ;
  • Durée réelle : durée totale du rendez-vous d'intervention basée sur le début réel et la fin réelle, moins la durée de pause.
• Signatures :
• • Date de signature : date de signature ;
  • Signature technicien : signature du technicien depuis l'application mobile ;
  • Signature client : signature du client depuis l'application mobile.

Comment paramétrer l'onglet Questionnaire d'un rendez-vous d'intervention sur Openfire ?

Les rendez-vous d'intervention sur Openfire sont constitués de six onglets. L'onglet Questionnaire est le dernier  d'entre eux. 

En amont du rendez-vous d'intervention, vous pouvez voir dans cet onglet quel est le questionnaire associé (repris automatiquement du modèle d'intervention si vous en avez choisi un) ou en choisir un grâce à la liste déroulante.

En aval du rendez-vous d'intervention, vous pouvez voir dans cet onglet quelles furent les réponses données à chaque question par le technicien depuis l'application mobile. Vous pouvez aussi modifier les réponses apportées ou répondre au questionnaire.

Qu'est-ce que le planning sur Openfire ?

C'est sur le planning que vous retrouvez vos rendez-vous d'intervention passés et à venir. Vous pouvez y créer de nouvelles interventions, en déplacer, en planifier en lien avec vos demandes d'intervention ou y effectuer des actions comme générer les factures subséquentes à vos rendez-vous d'intervention.

Comment comprendre le planning sur Openfire ?

Vous pouvez accéder au planning depuis le module Interventions > Interventions > Planning (ou depuis Interventions > Interventions > Interventions en vous plaçant ensuite en vue Planning).

La vue sur laquelle vous arrivez par défaut s'étale sur une semaine complète, du lundi au dimanche.
Vous pouvez changer de semaine en utilisant les flèches en haut à gauche de l'écran.

Cliquez sur le bouton Aujourd'hui pour recentrer le planning sur le jour actuel.

Cet affichage est celui du bouton Jour. Vous pouvez le changer pour passer à un affichage hebdomadaire en cliquant sur le bouton Semaine.

Vous pouvez également cacher les rendez-vous en attente d'être affectés (qui n'ont pas de technicien) en cliquant sur Afficher les non affectées. Recliquez sur le bouton pour les afficher de nouveau.

Sous la barre de recherche à droite, plusieurs vues vous sont proposées (de gauche à droite) :

• La vue Planning ;
• La vue Liste ;
• La vue Calendrier ;
• La vue Tableau croisé dynamique ;
• La vue Carte.
  

Qu'est-ce que la vue Planning ?

La vue Planning est une vue horizontale. Tous vos employés pouvant être intervenants et/ou commerciaux sont affichés à gauche.
Chaque fois qu'un rendez-vous d'intervention est attribué à un employé, la barre vert clair à droite augmentera au fur et à mesure que la semaine du technicien se remplira. Il s'agit en effet du temps programmé sur la semaine du technicien. Le nombre affiché sur la partie vert foncé affiche le nombre d'heures programmées sur le temps de travail hebdomadaire.

Vous pouvez naviguer sur le planning en utilisant les bouton Flèche gauche et Flèche droite à côté du bouton Aujourd'hui, en haut à gauche. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Semaine pour passer sur une vue verticale.

Une fois un rendez-vous créé et attribué, il est possible de le déplacer dans le temps ou à un autre technicien en cliquant dessus et en maintenant le bouton de votre souris enfoncé (système de "drag and drop").

Consultez notre article Créer un rendez-vous d'intervention pour savoir comment utiliser la vue Planning avec les rendez-vous d'intervention.

Qu'est-ce que la vue Liste ?

La vue Liste est une vue verticale.

Vous pouvez utiliser les filtres pour n'afficher que les rendez-vous d'intervention que vous souhaitez.
Vous pouvez cliquer sur la plupart des intitulés de colonnes pour les trier dans l'ordre croissant ou décroissant.

En cliquant sur le bouton tout à droite des intitulés de colonnes, vous pourrez en ajouter ou en supprimer certaines.

​Qu'est-ce que la vue Tableau croisé dynamique ?

La vue Tableau croisé dynamique vous offre des statistiques sur vos rendez-vous d'intervention.

Avec le bouton Mesure en haut à gauche, vous pouvez choisir les colonnes de mesure à afficher ou à masquer.
Grâce aux petits + et -, vous pouvez ajouter des critères de statistiques.
A côté du bouton Mesure, juste à droite, trois autres boutons sont disponibles :

• Le premier vous permet d'inverser les axes ;
• Le deuxième vous permet de déplier les caractéristiques de statistiques pour tous ceux que vous avez personnalisés ;
• Le troisième vous permet de télécharger le tableau en format XLS.
  
  

Qu'est-ce que la vue Carte ?

La vue Carte vous permet de visualiser vos rendez-vous d'intervention sur une carte. Seuls les rendez-vous d'intervention dont les Clients sont géolocalisés apparaissent sur la carte.

• Les pastilles bleues représentent les rendez-vous d'intervention confirmés ;
• Les pastilles vertes représentent les rendez-vous d'intervention terminés ;
• Les pastilles noires représentent les rendez-vous d'intervention en brouillon.

Vous pouvez cliquer sur les pastilles pour épingler les rendez-vous d'intervention à gauche de l'écran. Cliquez de nouveau dessus pour les désépingler. 
En double-cliquant sur les rendez-vous d'intervention épinglés à gauche, vous pourrez accéder au rendez-vous d'intervention.