Une estimation ou un devis permet de chiffrer le projet d'un prospect ou d'un client. Ce document peut être envoyé au client, et représente le point de départ de la facturation, de la gestion des interventions ou des achats.
OpenFire vous permet de gérer les étapes clés de votre processus de vente, de la création d'une opportunité dans le CRM jusque la facturation et l'encaissement:
Création d'un nouveau devis
Dans votre base OpenFire, l’estimation, le devis et le bon de commande correspondent à un seul et même document dont l’état évolue dans le parcours client.
Pour créer un devis, rendez-vous dans le module Ventes et cliquez sur Nouveau
Complétez le champs client
Complétez votre devis en sélectionnant dans un premier temps le client concerné dans le champ Client.
Alerte
Par défaut, le champs client emporte à la fois votre adresse de livraison et votre adresse de facturation dès lors qu'aucune autre adresse n'est définie.
Pour afficher une adresse de facturation et de livraison différente rendez-vous dans Facturation > Configuration> Paramètres > cocher Adresses du client
Pour en savoir plus sur la création des contacts : Gestion des contacts
Compléter les dates
Vous avez la possibilité de définir 3 types de date de fin sur le devis :
- une date de fin de validé du devis : indique jusqu'à quand les conditions commerciales sont valables
- une date de visite technique : si renseignée, elle apparaitra dans le rapport devis/commande
- une date de livraison : Il s'agit de la date promise au client, si elle est définie le bon de livraison se basera sur cette date plutôt que celle définie grâce au délai indiqué sur le produit
L'affichage de ces dates à l'impression du pdf est paramétrable depuis le menu Ventes > Configuration
Position fiscale
Les positions fiscales sont paramétrables dans le module Facturation > Comptabilité > Taxes
Plus d'information sur les taxes
Conditions de paiement
Les condition de paiement sont paramétrables dans le module Facturation > Configuration > Facturation > Conditions de paiement
Modes de paiement
Les modes de paiement sont paramétrables dans le module Facturation > Configuration > Gestion > Modes de paiement
Ajouter des articles
En bas de votre devis, dans la section "Ligne de commande", cliquez sur "ajouter un produit". Les articles précédemment crées seront présents dans la liste déroulante.
Vous pouvez personnaliser le devis en ajoutant des sections.
Plus d'information sur les sections
Enregistrer et Envoyer mon devis
Une fois votre devis crée, enregistrez le via le bouton
Après avoir enregistré le devis, vous verrez un bouton Envoyer par email dans la barre d'actions en haut.
Cliquez sur Envoyer par email. Une fenêtre contextuelle apparaîtra avec un modèle d'email pré rempli.