Devis & Bons de commandes

Créer un devis

Comment créer un devis sur Openfire ? 


Une estimation ou un devis permet de chiffrer le projet d'un prospect ou d'un client. Ce document peut être envoyé au client, et représente le point de départ de la facturation, de la gestion des interventions ou des achats. 

OpenFire vous permet de gérer les étapes clés de votre processus de vente, de la création d'une opportunité dans le CRM jusque la facturation et l'encaissement:


Création d'un nouveau devis 

Dans votre base OpenFire, l’estimation, le devis et le bon de commande correspondent à un seul et même document dont l’état évolue dans le parcours client.

Pour créer un devis, rendez-vous dans le module Ventes et cliquez sur Nouveau


Complétez le champs client

Complétez votre devis en sélectionnant dans un premier temps le client concerné dans le champ Client.

Alerte

Par défaut, le champs client emporte à la fois votre adresse de livraison et votre adresse de facturation dès lors qu'aucune autre adresse n'est définie. 

Pour afficher une adresse de facturation et de livraison différente rendez-vous dans Facturation > Configuration> Paramètres > cocher Adresses du client

Pour en savoir plus sur la création des contacts : Gestion des contacts


Compléter les dates 

Vous avez la possibilité de définir 3 types de date de fin sur le devis :

 - une date de fin de validé du devis : indique jusqu'à quand les conditions commerciales sont valables

- une date de visite technique : si renseignée, elle apparaitra dans le rapport devis/commande

- une date de livraison : Il s'agit de la date promise au client, si elle est définie le bon de livraison se basera sur cette date plutôt que celle définie grâce au délai indiqué sur le produit

L'affichage de ces dates à l'impression du pdf est paramétrable depuis le menu Ventes > Configuration


Position fiscale

Les positions fiscales sont paramétrables dans le module Facturation > Comptabilité > Taxes

 Plus d'information sur les taxes


Conditions de paiement

Les condition de paiement sont paramétrables dans le module Facturation > Configuration > Facturation > Conditions de paiement


Modes de paiement 

Les modes de paiement sont paramétrables dans le module Facturation > Configuration > Gestion > Modes de paiement


Ajouter des articles 

En bas de votre devis, dans la section "Ligne de commande", cliquez sur "ajouter un produit". Les articles précédemment crées seront présents dans la liste déroulante. 

Vous pouvez personnaliser le devis en ajoutant des sections. 

Plus d'information sur les sections


Enregistrer et Envoyer mon devis

Une fois votre devis crée, enregistrez le via le bouton 

Après avoir enregistré le devis, vous verrez un bouton Envoyer par email dans la barre d'actions en haut.

Cliquez sur Envoyer par email. Une fenêtre contextuelle apparaîtra avec un modèle d'email pré rempli.



Modèles de devis

Les modèles de devis 


Le modèle de devis vous permet de prédéfinir un certain nombre d'éléments qui sont couramment utilisés. Ces modèles sont configurables depuis le menu Ventes > Configuration > Modèles de devis

Vous pouvez alors créer vos différents devis plus rapidement simplement en sélectionnant le modèle voulu.


Configurer le modèle de devis


  • Nom du Modèle : Donnez un nom à votre modèle de devis
  • Durée de Validité : Définissez la durée pendant laquelle le devis est valide 
  • Confirmation en ligne : Demandez une confirmation en ligne pour confirmer les commandes automatiquement
  • Email de confirmation : Email utilisé pour confirmer la commande du client
  • Position fiscale : Ajoutez une position fiscale à ce modèle de devis
  • Condition de paiement :  Ajoutez des termes et conditions spécifiques à ce modèle de devis.

Finalisez votre modèle en ajoutant vos articles, les conditions générales spécifiques à ce devis.

Vous pouvez également le rendre disponible pour l'application mobile en cliquant sur le smart bouton Mobile.

Une fois le modèle crée, enregistrez via l'émoticône 


Utilisez le modèle de devis


  • Retournez sur l'écran principale du modèle Vente
  • Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau devis
  • Sur le formulaire de création du devis, retrouvez le champs Modèle de devis
  • Sélectionnez le Modèle de devis dans la liste déroulante
  • Remplissez les informations du client sur votre devis telles que le nom, l'adresse et les informations de contact
  • Vérifiez les détails du devis
  • Cliquez sur Confirmer pour finaliser le devis et l'envoyer au client


Sections

Les sections et sous sections du devis  


Les sous-sections dans les devis sont utilisées pour organiser et structurer les informations de manière claire et compréhensible pour le client. Elles permettent de diviser le devis en segments logiques, ce qui facilite la lecture et la compréhension des différentes parties du devis. 


Configuration des sections avancées


  • Module Vente > Paramètres > Devis et commandes > cocher (OF) sections avancées


Utilisation des sections


Pour ajouter une section sur votre devis, cliquer sur ajouter une section sur vos lignes de commandes


Renseignez le nom de votre section, vous avez la possibilité de dupliquer la section via le bouton dupliquer à droite de la ligne de commande  

Puis ajoutez votre article en cliquant sur "ajouter un produit", vous pouvez également ajouter une note qui sera visible à l'impression

Pour ajouter une sous section à votre section, sélectionnez le bouton  à droite votre ligne de commande


Organisation des sections


Pour organiser vos sections, vous pouvez utiliser la fonction de glisser/déposer. 

Pour cela, placer votre curseur sur  puis cliquer et maintenez le bouton de la souris tout en faisant glisser vers le haut ou le bas votre ligne de section.